Import von Daten

Importiert werden können Stammdaten von Firmen und Probanden, Vorsorgeuntersuchungen, Impfungen, Labor-Untersuchungen, Freitext  in die Anamnese des Probanden   Abteilungen und Zeitvorgagen.

Excel-Musterdateinen finden Sie hier.

Falls sich die Personaldaten, die Sie von der Personalabteilung bekommen nach einiger Zeit geändert haben (Änderung von Adressen oder neue Probanden), können die Daten durch erneutes Importieren auf den neuesten Stand gebracht werden (Update der Daten)

Achtung! Vor dem Importieren unbedingt eine Sicherungskopie der Arbene Daten erstellen.

• Über Menü > Tools >Importieren > über Excel öffnen Sie die Importmaske.
   
• Wählen Sie die Daten, die importiert werden sollen.
   
• Erzeugen Sie eine Excel-Datei mit dem richtigen Format durch folgende Schritte:
  1) Importieren Sie die Daten in eine Excel-Datei.
  2) Fügen Sie als erste Zeile eine leere Zeile ein.
  3) In der ersten Zeile geben Sie als Spaltenüberschrift bitte die der Spalte entsprechende Überschrift an (Achtung exakte Schreibweise beachten; der Bindestrich z.B. in RV_nummer ist ein Unterstrich)
  4)In der ersten Zeile darf sich kein leeres Feld befinden.
  5) Ein Datensatz wird nur dann importiert, wenn der Wert in der Excel-Spalte „Firma“ in den Stammdaten der Firma in Arbene im Feld „Kürzel“ korrekt eingetragen ist.
  6) In einer Datei können sich Probanden verschiedener Firmen befinden.
  7) Wenn nicht anders angegeben wird in den Textfeldern, die sich auf Auswahllisten beziehen immer nach dem Anfang des Begriffs gesucht. Statt "Deutschland" müssen Sie nur "Deu" angeben oder statt "G25 Fahr und Steuertätigkeiten" nur "G25"

• Über die Schaltfläche „mit Excel verbinden“ erhalten sie eine Übersicht über die Felder, die importiert werden. (ein Häkchen bedeutet , dass diese Felder importiert werden, Felder ohne Haken werden nicht importiert)
   
• Wählen Sie, bei welchem Kriterium vorhandene Daten aktualisiert (überschrieben ) werden sollen.
   
• Auf der Importmaske können Sie nötigenfalls Konventionen für Datumsformat, Geschlecht, Familienstand angleichen.
   
• Über die Schaltfläche „Importieren“ starten Sie den Import.
   
• Unter dem Kartenreiter Protokoll finden Sie eine Liste der neu angelegten oder aktualisierten Proband sowie eine Meldung über evtl. aufgetretene Fehler.
   

Hinweise zu den verschiedenen Daten, die importiert werden können

Proband

Hier sollten alle Daten, die den Stammsatz des Probanden betreffen eingegeben werden
z.B. Firma, Name, Vorname, Geb_dat etc.
Weiterhin kann hier die Schichtzugehörigkeit sowie das dazugehörige Synchronisationsdatum eingelesen werden z.B. Firma, Name, Vorname, Schicht, Schicht_s_dat.

Vorsorge-Untersuchungen, Impfungen, Labor

Wichtig ist, dass die ersten Buchstaben Ihrer Untersuchung mit derjenigen die importiert wird übereinstimmen z.B. "G1.1"  -> "G1.1 Silikogener Staub"
ACHTUNG, der Proband, dem die Untersuchung zugeordnet wird, muss existieren.
Als Zuordnungskriterium zum Probanden müssen immer das Firmenkürzel und Name, Vorname Geburtsdatum oder die Personalnummer angegeben werden.

Abteilungs-Vorgesetzte

Es wird eine entsprechende Abteilung angelegt und der entsprechende Proband (name, vorname, geb_dat, p_nummer) als Vorgesetzter eingetragen.

Außerdem kann eine E-Mail-Adresse für den Probanden generiert werden.

Firmen

Daten wie Firmenname ,Kürzel, Adresse etc. wird hier eingefügt

Mögliche Einstellungen:

Zuordnung der Daten zu einem Proband

Bestehende Datensätze werden abgeglichen, wenn die entsprechenden Felder übereinstimmen, ansonsten wird ein neuer Datensatz angefügt.

Datensatz aktualisieren

Wenn ausgewählt werden vorhandene Daten aktualisiert (überschrieben)

E-Mail-Endung für Abteilung

Nur relevant beim Einlesen der Abteilungsvorgesetzten. Wenn eine Adresse eingetragen ist, wird für die Abteilungsvorgesetzten eine E-Mail-Adresse aus Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. generiert.

Proband aus Archiv

Probanden, die sich im Archiv befinden, werden beim Aktualisieren aus dem Archiv geholt.
Sie können so vor dem Aktualisieren der Probandendaten alle Probanden archivieren und dann die noch aktuellen Probanden wieder aktivieren.

Geschlecht

Tragen Sie hier das Zeichen ein, dass in der Excel-Tabelle für männlich und weiblich verwendet wird.

Datums-Definition

Wählen Sie diejenige Datums-Definition aus, die in der Excel-Tabelle verwendet wird.

Familien-Stand

Tragen Sie das Kürzel für den Familienstand ein, das in der Excel-Tabelle verwendet wird.

Felder für alle zu importierenden Daten außer Firma

Felder für den  Probanden:

Felder für Freitexteingabe in die Anamnese

Felder für Vorsorge-Untersuchungen, Impfungen und Labor-Untersuchungen

Felder für Vorsorge-Untersuchungen

Felder für Impfungen

Felder für Labor-Untersuchungen

Felder für Abteilungen mit Vorgesetztem

Der Vorgesetzte muss vor dem Import schon als Proband existieren.

Felder für Firmen

Felder für Perioden mit  Zeitvorgaben