Anamnesebogen vorab erheben

Guten Morgen Frau Körber,

spannendes Projekt
Prinzipiell ist das möglich, Riskant sind die Datensicherheit, noch zu lösen ist die Hotfolder-Frage, wie sich die signierte PDF dem jeweiligen Probanden automatisiert zuorden lässt bzw wie er eine eindeutige ID bekommt. Evtl. ließe sich hier die Personalnummer nehmen oder eine Nummer analog der Labordaten-ID
Jetzt schon umzusetzen wäre das Projekt, wenn die PDF-Dateien manuell dem Probanden zugeordnet würden.

Schreiben Sie gerne, wenn Sie hier erste Erfahrungen haben, dann können wir den automatisierten oder halbautomatischen Import angehen.

viele Grüße

Wolfgang Klawitter 



Hier die Einschätzung von Claude


Das lässt sich mit Open-Source-Bausteinen aufbauen – DocuSeal ist dafür eine gute Wahl. Hier das Gesamtkonzept inkl. einer ehrlichen Einordnung der Hotfolder-Frage.Das Konzept im Detail:




Drei Bausteine hast du schon (OPNsense als VPN-Gateway, MariaDB für Arbene, Nextcloud). Neu kommen auf dem dritten Server hinzu:

• DocuSeal (AGPLv3, self-hosted per Docker) – Formularbau per WYSIWYG, Versand per Link/QR, Ausfüllen auf jedem Gerät, und eine digital versiegelte PDF mit Audit-Trail am Ende. Beim Abschluss feuert DocuSeal das Event „form.completed" und liefert im Webhook-Payload eine Liste der Dokumente mit Download-URLs der signierten PDF sowie eine
  Code:

  external_id
  als Kennung für den jeweiligen Unterzeichner. Genau diese
  Code:

  external_id
  ist später dein Zuordnungsschlüssel.
• Connector / Middleware – ein kleiner Dienst, der den Webhook annimmt, die PDF abholt und an Arbene übergibt. Das kann ein schlankes Skript sein oder – passend zu deinem Stack – ein Delphi-Dienst.

DocuSeal läuft als Docker-Container und kann optional gegen MySQL/MariaDB statt SQLite gefahren werden, lässt sich also gut in dein bestehendes Bild einpassen.

Datenfluss

1. Du legst den Anamnesebogen einmalig als DocuSeal-Template an (Felder + Signaturfeld).
2. Versand an die Firma als QR-Code/Link. Per REST-API kannst du Submissions vorbefüllen und dabei die
   Code:

   external_id
   setzen – z. B. Firmenkürzel + Personalnummer oder eine Arbene-Probanden-ID. Damit weißt du beim Rücklauf eindeutig, zu welchem Probanden die PDF gehört.
3. Proband füllt aus und unterschreibt am eigenen Gerät.
4. Webhook → Connector. Der lädt die signierte PDF (Token-gesichert) und die Feldwerte.
5. Übergabe an Arbene (siehe Hotfolder-Frage unten).

Einen generischen Hotfolder im Sinne von „beliebige Datei wird abgelegt und automatisch dem richtigen Probanden zugeordnet und importiert" gibt es in Arbene out-of-the-box nicht. Die vorhandenen Import-Wege sind:

• Excel-Import (Menü → Tools → Importieren) – manuell angestoßen, dafür strukturiert. Bemerkenswert: darüber lässt sich auch Anamnese-Freitext einlesen, der an den vorhandenen Text im Befundbaum angehängt wird. Damit könntest du die eigentlichen Bogen-Antworten als Daten übernehmen, nicht nur als Bild.
• PDF/Word-Import in den Karteibaum – ebenfalls manuell pro Dokument.
• GDT-Schnittstelle – und das ist der eigentlich interessante Weg: Arbene überprüft beim GDT-Aufruf einen konfigurierten Pfad auf eine PDF-Rückantwort und importiert diese direkt in den Karteibaum, wenn „Warten auf Rückantwort" gesetzt ist. Das ist im Kern schon ein getriggertes Folder-Watching – allerdings an den GDT-Aufruf gebunden (Arbene initiiert, der Connector legt die passende PDF in den Antwortpfad), nicht vollautomatisch beim bloßen Dateiablegen.

Für die Automatisierung heißt das praktisch drei Optionen, die du dem Kunden anbieten kannst:
A – ohne Codeänderung, GDT emulieren: Connector erzeugt zum Probanden eine GDT-Anforderung und legt die signierte DocuSeal-PDF in den Antwortpfad → Arbene importiert sie in den Karteibaum. Nutzt vorhandene Mechanik.

B – strukturierter Import: Connector wandelt die Feldwerte in eine Excel-Importdatei und du importierst gesammelt. Eignet sich, wenn die Antworten in der Kartei suchbar sein sollen.

C – echter Hotfolder: ein überwachter Ordner in Arbene ergänzen, der die PDF per Dateiname oder Sidecar-Metadaten (genau die ) dem Probanden zuordnet und automatisch in den Karteibaum importiert. Das ist die „Datei rein → fertig"-Variante, Hier müsste eine Erweiterung in Arbene erfolgen.

Die saubere Empfehlung: A für den schnellen produktiven Start (ein signiertes PDF-Dokument pro Proband), optional B ergänzend, wenn strukturierte Auswertbarkeit gewünscht ist. C lohnt, sobald das Volumen hoch ist und der manuelle Trigger stört.
DSGVO / Sicherheit (wichtig, weil Gesundheitsdaten)
Anamnesedaten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Zwei Konsequenzen für die Topologie:

• Probanden kommen übers offene Internet, nicht über VPN. DocuSeal muss also extern erreichbar sein – gehärtet in der DMZ hinter OPNsense, TLS via Reverse Proxy (DocuSeal bringt mit Caddy automatische Zertifikate mit). Arbene, MariaDB und Nextcloud bleiben im internen Netz; nur der Connector verbindet die Zonen kontrolliert.
• Self-hosted bedeutet: kein externer Auftragsverarbeiter, Datenhoheit bleibt bei dir. Daran denken: Einwilligung im Bogen, Löschkonzept/Aufbewahrungsfristen, getrennte Rechte.

Zur Signatur: DocuSeal erzeugt eine digital versiegelte PDF mit Prüfbarkeit (typischerweise einfache/fortgeschrittene Signatur nach eIDAS, keine QES). Für Anamnesebögen ist das in aller Regel ausreichend 
[hr]

Hallo Zusammen,

ich möchte mir in meinem Konstrukt OPNSense als VPN Eingang, MariaDB für Arbene und Nextcloud als Praxisdateimanagementsystem einen dritten Server hinstellen, der Docuseal hat und damit dann an die Firmen QR Codes mit einem Link auf meinen Anamnesebogen versenden, den die Probanden dann ausfüllen und unterschreiben können. Mein Ziel ist der Import in Arbene. Daher meine Frage: Geht der Import nur manuell oder habe ich auch die Möglichkeit eines Hotfolder Imports (also sobald eine Datei abgelegt wurde, wird diese auch importiert?

Danke