Arbene eignet sich sowohl für den nebenberuflichen Betriebsmediziner mit einer Einzel-Installation auf einem PC oder Notebook, als auch für hauptberufliche Fachärzte für Arbeitsmedizin, Werkärzte-Zentren, Betriebe mit eigenem arbeitsmedizinischen Zentrum sowie Arbeitsmedizinische Dienste mit mehreren Betriebsärzten. Dabei kann auch ein Netzwerk (LAN/WLAN) mit einem Server und einer beliebigen Anzahl an Client-PCs aufgebaut werden.

Zusätzlich können die Daten einer beliebige Anzahl sogenannter Satelliten-PCs, z. B. Notebooks oder Desktop-PCs ohne ständige Netzwerkverbindung, auf mehrere Arten mit dem Arbene-Hauptsystem abgeglichen werden. Dabei können sowohl direkte temporäre Netzwerk-Verbindungen (z.B. LAN/WLAN/DFÜ/ISDN/MODEM) als auch Abgleich-Dateien, die z. B. als verschlüsselter E-Mail-Anhang oder auf USB-Stick transportiert werden, genutzt werden.

Arbene deckt die wichtigsten Funktionen zur Verwaltung arbeitsmedizinischer Aufgaben ab.
Dies reicht von der Probanden-Kartei über die Verwaltung der Betriebe mit Zeiterfassung und Rechnungsfunktionen bis zu einem umfassenden Auswertungstool. Die Daten lassen sich über eine Microsoft Excel-Schnittstelle sowohl Einlesen wie auch Ausgeben. Textvorlagen für die verschiedenen Formulare und Vorlagen lassen sich in Microsoft Word einfach gestalten.
Aufgrund der Berechtigungen lassen sich die Daten, die der Betriebsarzt sehen und bearbeiten darf, von denen, die für den Verwaltungsbereich notwendig sind, trennen.

 Probanden-Stammdatenverwaltung

  • Medizinische Daten
    • Befunde:
      In einer hierarchischen Baumstruktur lassen sich die Untersuchungsbefunde (Sehtest, Audiogramm, Lufu, ...) übersichtlich eintragen bzw. einscannen.
      Die Maske für die Befunde und die hierarchische Sortierung ist beliebig modifizierbar.
      Der WAI (Work Ability Index) ist integriert.
    • Arbeitsmedizinische Vorsorge und Eignungsuntersuchungen entsprechend der ArbmedVV
      Planen von Nachuntersuchungen
      Bescheinigungen werden beim Ausdruck auf Wunsch als PDF/A Datei exportiert oder im Karteibaum gespeichert.
    • Impfungen
      Dokumentation und Planen von Folgeimpfungen / Laboruntersuchungen
    • Labor
      Dokumentation und Planen, Graphische Darstellung im zeitlichen Verlauf
      Import der Labordaten durch LDT-Dateien (werden von Ihrem Labor über DFÜ oder verschlüsselte Internetverbindung geliefert)
      Laborwerten lassen sich Hinweise zuordnen, die je nach Laborwert automatisch im Laborbrief erscheinen.
    • Einschränkungen/Besonderheiten
      Auswählen von Einschränkungen und Besonderheiten für den Probanden
    • Diagnosen
      ICD 10 Diagnosen können in der Kartei abgelegt werden.
      Bei der Auswertung nach ICD-Diagnosen werden die untergeordneten Diagnosen mit einbezogen.
    • Dokumente
      Aus einer Vorlage können verschiedene Dokumentenvorlagen ausgewählt werden. Wenn Word Grundlage der Vorlage ist, können weitgehend alle Felder, die in Arbene vorhanden sind, über Platzhalter gefüllt werden. Hier können auch gescannte Dokumente und Befunde gespeichert werden.
      Alle Word-Dokumente lassen sich als PDF/A Datei exportieren.
    • Rechungen
      Es lassen sich sich probandenbezogene Rechnungen über die erbrachten Leistungen erstellen.
    • Ambulanz / Arbeitssicherheit
      Dokumentation von Ambulanzbesuchen/Arbeitsunfällen sowie automatisches Ausfüllen des BG-Formulars. "Serienbrieffelder" ermöglichen es, dass das Formular für verschiedene Adressaten ausgedruckt wird (BG, Gewerbeaufsichtsamt, Arbeitgeber, ...)
      Im Falle eines relevanten Arbeitsunfalls kann die Unfallmeldung automatisch an die Abteilungsleitung und die Fachkraft für Arbeitssicherheit verschickt werden.
    • Anamnese
      Fortlaufender Anamnesetext, jeweils für den Betriebsarzt und den Betriebssanitäter getrennt.
  • Export der Probandendaten (Übergabe Betriebsarztakte)
    • Die gesammelten Daten eines Probanden (Karteikarte mit Einträgen und Dokumenten) werden in eine PDF-Datei geschrieben. Diese kann dann mit einem individuellen Passwort verschlüsselt werden, das nur der Proband erhält. Die verschlüsselte Datei kann dann dem Arbeitgeber bzw, dem neuen Betriebsarzt übergeben werden.
  • Arbeitssicherheit / Gefährdungsanalyse
    • Zu jeder Abteilung können Arbeitsplätze erstellt werden, für die ein Gefährdungsprofil erstellt werden kann.
    • entsprechend der Gefährdungsbeurteilung der Arbeitsplätze, lassen sich die Vorsorgen und Eignungsuntersuchungen den Probanden zuordnen.
    • Sie können Projekte erstellen.
    • Übersichten mit Priorität der Projekte lassen sich ausgeben / drucken.
  • Abrechnung
    • Die Abrechnung einzelner Leistungen nach GOÄ (Labor, Untersuchungs-Befunde, Impfungen) ist möglich. Die Rechnung kann sowohl dem Probanden, wie auch der Firma zugeordnet werden.
    • Es lassen sich Abrechnungszeiträume definieren, so dass zu einem Termin automatisch Rechnungen für passenden Firmen erstellt werden. Die erstellten Rechnungen sind über die Wiedervorlage leicht zu lokalisieren und können bearbeitet und ausgedruckt werden.
  • Auswertung
    • Über nahezu alle Daten, die eingegeben wurden, lassen sich Abfragen erzeugen.
      Die Daten lassen sich zur weiteren Verarbeitung nach Microsoft Excel exportieren.
      Die Abfragen lassen sich für die spätere Verwendung abspeichern.
  • Firmen-Verwaltung
    • Zuordnung von Firmen-Gruppen, Branchen, Berufsgenossenschaft, Ansprechpartner etc. zu den einzelnen Firmen möglich.
  • Abteilungsverwaltung (Vorgesetzter, E-Mail-Adressen, Arbeitsplätze, Gefährdungen)
    • Verwaltung der Tätigkeiten mit entsprechender Einsatzzeit.
      Abgleich der Schicht-Zugehörigkeit
  • Berechtigungen
    • Jede Benutzergruppe (Betriebsarzt, Betriebssanitäter, Fachkraft für Arbeitssicherheit) sieht nur die für sie relevanten Daten.
  • Kalender
    • Anstehende Vorsorgen/Eignungsuntersuchungen, Impfungen, Laboruntersuchungen werden angezeigt und können komfortabel über "Drag and Drop" einem Termin zugeordnet werden. Die Schicht-Daten des Probanden sind verfügbar und können bei der Teminierung berücksichtigt werden.
  • Intranet / Internet
    • Einladungen zu Vorsorge/Eignungsuntersuchungen, Arbeitsmedizinische Bescheinigungen, Benachrichtigungen über Arbeitsunfälle etc. können per E-Mail verschickt werden.
    • Bei entsprechend abgesicherter Internetverbindung (VPN) ist der Fernzugriff auf die Datenbank über das Internet möglich.
  • Schichtplan
    • Einlesen der Schicht-Zugehörigkeit aus der Zeiterfassung über eine Excel-Datei.
  • Zeitverwaltung
    • Verwaltung von erbrachten Zeiten. Klassifizierung der nach auch frei zu gestaltenenden Kriterien. Die erbrachten Daten lassen sich anschliessend entweder firmenbezogen ausgeben oder über Excel weiterverarbeiten sowie in die Rechnungserstellung übernehmen.
  • Verteilte Systeme, Satelliten
    • Es können mehrere Systeme parallel betrieben werden (z.B. zusätzlicher Laptop). Die Daten lassen sich  nach Anmeldung im Netzwerk oder über eine verschlüsselte Datei abgleichen (Versand als E-Mail-Anhang möglich).
  • Papierlose Verwaltung/Dokumentation
    • Mit Arbene ist eine papierlose Verwaltung eines arbeitsmedizinischen Dienstes möglich. Fremdbefunde können eingescannt und abgespeichert werden.
  • Datensicherheit
    • Für jeden Benutzer sind individuell definierbare Berechtigungen möglich, so daß an einer Datenbank viele verschiedene Benutzer mit unterschiedlichen Rollen arbeiten können, und jeder hat nur Zugang zu den Informationen, die ihn betreffen.
    • z. B. für Betriebsarzt, Arbeitsmedizinische Assistenz, Betriebssanitäter, Medizinische Schreibkraft, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Personalsachbearbeiter des Arbeitgeber, EDV-Administrator
    • Langzeitarchivierung ist durch Export der Daten als HTML bzw.  PDF/A Dokumente gewährleistet.
    • Die exportierten Daten lassen sich bedaftsweise einfach in ein anderes Betriebsarztprogramm importieren.
    • Über die  Datenbankverschlüsselung des Datenbankservers lassen sich die Datenbanktabellen verschlüsseln.
  • Datenbank:
    • MariaDB, eine leistungsfähige SQL-Datenbank
    • Die Datenbank kann auf jedem beliebigen Rechner in einem TCP/IP-Netzwerk laufen (z.B. auf einem Rechner im Gesundheitszentrum, der nur über Passwort zugänglich ist).
    • Die Datenbank lässt sich verschlüsseln.
    • Mit dem mitgelieferten Hilfprogramm "Datenbank-Tools" lässt sich z.B. täglich ein Backup d er Datenbank erstellen, welches als verschlüsselte Datei gesichert werden kann.
  • Systemanforderungen
    • Rechner: aktuelle Hardware ab Mittelfeld
    • Microsoft Windows ab Version XP, Vista, 7, 8 
    • Microsoft Word ab Version 2000 (98) sowie Microsoft Excel ab Version 2000 (98),
    • Adobe Reader oder Adobe Acrobat zum Anzeigen bzw. Bearbeiten von PDF-Dateien (verwenden Sie keine alternativen PDF-Reader auch wenn diese besser sein mögen)
    • TCP/IP-Netzwerk, wenn mehrere Rechner parallel an einer Datenbank arbeiten sollen
    • Verschlüsseln Sie die Festplatte des Laptops z.B. mit Veracrypt oder Bitlocker